Politique de confidentialité

Deux rôles : nos clients et leurs clients

Pour les personnes qui s'inscrivent à Winnen et l'utilisent dans un cadre professionnel — dirigeants d'entreprise et membres de leur équipe — Winnen est le responsable du traitement.

Pour les clients de ces entreprises (les personnes qui leur envoient des SMS, les appellent, leur écrivent ou prennent rendez-vous auprès d'elles), c'est l'entreprise qui est responsable du traitement, et Winnen traite ces données pour son compte, en qualité de sous-traitant. Si vous êtes client d'une entreprise qui utilise Winnen, veuillez d'abord vous adresser à cette entreprise au sujet de vos données ; nous l'aiderons à répondre à votre demande.

Ce que nous collectons

• Données de compte : nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, mot de passe (stocké sous forme hachée), langue et rôle au sein de l'entreprise.
• Données de l'entreprise : nom de l'entreprise, adresse, horaires d'ouverture, services, membres de l'équipe et paramètres que vous renseignez.
• Contenu des communications : SMS, e-mails, messages de webchat, notes internes, informations sur les appels (qui a appelé qui, quand et pendant combien de temps) et — lorsque l'entreprise les a activés — enregistrements d'appels, messages vocaux et transcriptions.
• Fiches de contacts : noms, numéros de téléphone, adresses e-mail et autres informations qu'une entreprise conserve sur ses clients.
• Rendez-vous, factures et statut des paiements. Les paiements par carte sont traités par Stripe ; Winnen ne voit ni ne conserve jamais les numéros de carte complets.
• Avis et réponses aux avis, lorsqu'une entreprise connecte son Google Business Profile.
• Données relatives à l'appareil et à l'application : jetons de notification push, type d'appareil, version de l'application et journaux de diagnostic nécessaires pour acheminer les appels et les notifications de manière fiable.
• Données du site web : si vous acceptez les cookies de mesure d'audience sur winnen.app, Google Analytics mesure les visites. Sans votre consentement, aucun cookie de mesure d'audience n'est déposé.

Microphone, appels et notifications

L'application Winnen n'utilise votre microphone que pendant un appel que vous passez ou auquel vous répondez et — si vous l'utilisez — pour la dictée vocale lorsque vous rédigez une réponse. Elle n'écoute pas en arrière-plan.

Pour faire sonner votre téléphone lors des appels professionnels entrants, l'application utilise Apple VoIP push et CallKit (iOS) ainsi que Firebase Cloud Messaging (Android). Ces services reçoivent un jeton d'appareil et le minimum d'informations sur l'appel nécessaires pour afficher l'appel entrant.

Comment nous utilisons les données

• Pour fournir le service : acheminer les appels et les messages, afficher la boîte de réception partagée, envoyer les messages que vous rédigez, planifier des rendez-vous et envoyer des demandes de paiement et d'avis.
• Pour faire fonctionner les fonctionnalités d'IA qu'une entreprise active : répondre aux appels, résumer les appels et rédiger des suggestions de réponse. Le traitement par l'IA s'effectue sur notre propre infrastructure et sur celle de notre fournisseur de téléphonie, Telnyx.
• Pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement de Winnen : prévenir les abus, corriger les bogues et conserver des journaux.
• Pour communiquer avec vous au sujet de votre compte, de la facturation et des changements importants.
• Pour respecter nos obligations légales, telles que les règles fiscales et comptables.

Bases juridiques

Nous traitons les données de compte et de l'entreprise pour exécuter notre contrat avec vous (art. 6, paragraphe 1, point b) du RGPD), les données de sécurité et d'amélioration du service sur la base de nos intérêts légitimes (art. 6, paragraphe 1, point f)), la mesure d'audience du site web uniquement avec votre consentement (art. 6, paragraphe 1, point a)), et les documents que la loi nous oblige à conserver sur le fondement de l'art. 6, paragraphe 1, point c). Pour les données que nous traitons en qualité de sous-traitant, c'est l'entreprise qui utilise Winnen qui détermine la base juridique.

Avec qui nous partageons les données

Nous ne vendons pas de données personnelles. Nous ne les partageons qu'avec des prestataires qui nous aident à faire fonctionner Winnen, dans le cadre d'accords de traitement des données :

• Hetzner — hébergement des serveurs et des bases de données, en Allemagne (UE).
• Telnyx — numéros de téléphone, appels, SMS, enregistrements d'appels, transcription et voix IA. Telnyx peut traiter des données aux États-Unis.
• Mailgun — envoi et réception d'e-mails, région UE.
• Stripe — paiements et versements pour les entreprises qui acceptent des paiements.
• Google — synchronisation de Google Calendar et avis Google Business Profile lorsqu'une entreprise les connecte, Firebase Cloud Messaging pour les notifications Android, et Google Analytics sur notre site web avec consentement.
• Apple — notifications push et CallKit sur iOS.

Transferts internationaux

Lorsqu'un prestataire traite des données en dehors de l'Espace économique européen — par exemple Telnyx aux États-Unis — nous nous appuyons sur le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) lorsque le prestataire y est certifié, ou sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, assorties de garanties supplémentaires si nécessaire.

Durée de conservation des données

Nous conservons les données de compte, de l'entreprise et de communication aussi longtemps que le compte Winnen de l'entreprise est actif, car l'historique de la boîte de réception fait partie du service. Les copies brutes des e-mails entrants sont supprimées au bout de 90 jours. Les enregistrements d'appels et les transcriptions de l'IA suivent la durée de conservation définie par l'entreprise. Lorsqu'un compte est clôturé, nous supprimons ou anonymisons ses données dans un délai de 30 jours, sauf si la loi nous impose de les conserver plus longtemps (par exemple les factures, que nous conservons pendant 7 ans en vertu du droit fiscal néerlandais).

Sécurité

Les données sont chiffrées en transit (HTTPS/TLS), les mots de passe sont stockés sous forme hachée, l'accès est limité aux membres du personnel qui en ont besoin, et les données de chaque entreprise sont séparées de celles de toutes les autres. La signature des webhooks de nos prestataires est vérifiée avant que nous n'y donnions suite.

Vos droits

Vous avez le droit d'accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de les supprimer, d'en limiter le traitement ou de vous y opposer, ainsi que de les recevoir dans un format portable. Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Pour exercer ces droits — y compris pour supprimer votre compte Winnen — écrivez-nous à hello@winnen.app. Nous répondons dans un délai d'un mois.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données. Aux Pays-Bas, il s'agit de l'Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Enfants

Winnen est un outil professionnel et n'est pas destiné aux enfants de moins de 16 ans. Nous ne collectons pas sciemment leurs données.

Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique au fil de l'évolution de Winnen. La date indiquée en haut de page correspond à la version la plus récente. Si une modification affecte de manière substantielle la façon dont nous utilisons vos données, nous en informerons les titulaires de compte par e-mail ou dans l'application.